Archivage numérique

La multiplication des documents numériques (natifs ou numérisés) pose inévitablement la question de la conservation de ces données vivantes.

Comme pour l’archivage physique, l’archivage électronique permet de conserver les données de façon ultra sécurisée, mais également de les partager plus simplement au sein de l’entreprise, en fonction des droits d’accès de chacun.

Parce que chaque client est unique, nos ingénieurs vous accompagnent dans la construction de votre projet de dématérialisation, depuis l’identification de vos besoins jusqu’au déploiement du logiciel.

Nos solutions comprennent un hébergement sécurisé, une GED, et un coffre-fort électronique.

Nos solutions d’archivage électronique

DOCARN étudie avec vous vos besoins particuliers et vous propose des solutions adéquates pour bien gérer de manière numérique vos archives.

Hébergement sécurisé

Les données que vous nous confiez sont hébergées en France sur des serveurs distants et redondants, totalement sécurisés. Cette solution vous garantit la disponibilité totale de vos données, leur confidentialité (serveurs protégés), leur pérennité et leur réversibilité à tout instant.

Gestion électronique de documents (GED)

Les données sont indexées, permettant un accès confidentiel en fonction des autorisations accordées, et elles peuvent être intégrées dans un outil de Gestion Electronique de Documents (GED), qui gère les plans de classement, les durées de vie des documents, le partage, les workflows, etc.

Numérisation des Documents

La numérisation fait partie d’un processus global de réflexion sur votre gestion documentaire : numérisation, versement dans une GED, conservation des originaux, etc.

Procédure opérationnelle d’archivage

Numériser, Indexer, Restituer

Phase de préparation

Enlèvement, tri et préparation de vos documents à numériser

La traçabilité est assurée et vos documents restent disponibles pendant toute la durée du projet. Le tri consiste à analyser les documents, les classer et enlever les doublons. La préparation consiste à enlever les agraphes, trombones, etc.

Phase de numérisation

Une numérisation fiable et conforme à l’original

DOCARN réalise des numérisations de grande qualité, en respectant les recommandations de la nouvelle norme NF Z42-026, qui accorde autant de valeur à la copie numérique qu’à l’original papier.

Nous vous proposons également des outils d’OCR, de LAD, de RAD, etc… pour une plus grande facilité dans la recherche et l’indexation.

Phase post numérisation

Indexation et vérification de vos documents numériques

L’indexation est faite selon votre charte de nommage afin de faciliter la recherche des informations essentielles. Un contrôle a également lieu pour s’assurer de la qualité des documents.

Nous mettons également en place des horodatages, signatures électroniques, coffre-forts électroniques, quand cela est nécessaire.

Phase de restitution et GED

Système de gestion de documents numérisés avec critères de recherches

Les documents, numérisés et indexés, peuvent être versés dans une GED, un SI, ou restitués sur support. Mais ils peuvent également être consultés dans notre outil, EAS, qui conserve les documents, et les métadonnées associées, et constitue une GED simple et pratique.

Les documents papier peuvent vous être restitués ou être conservés par nos soins.

Des solutions de numérisation adaptables

Possibilité de numériser dans vos locaux
Si certains documents sont trop précieux pour quitter les murs de l’entreprise, nous nous installons chez vous pour les numériser.

Plans, documents anciens ou abîmés, etc..
Pour tous les formats spécifiques (au-dessus du A3), pour les photos, pour les plans, notre département numérisation patrimoniale a la solution adéquate.

Un logiciel unique pour tous vos besoins
Notre logiciel de gestion d’archives vous permet de consulter et gérer sur la même interface vos archives physiques et vos documents numériques.